Der richtige Patient am richtigen Ort zur richtigen Zeit
Die Patientendisposition und die Patientenadministration im Spital Langenthal sind zentrale Dienstleistungseinheiten an der Nahtstelle zwischen Patienten, externen Stellen und den verschiedenen Bereichen innerhalb des anspruchsvollen Spitalalltags. Wir stellen die beiden Abteilungen vor.
Die Patientendisposition
koordiniert die elektiven und die notfallmässigen Spitaleintritte der Patienten und ist zuständig für die Bettenzuteilung. Zudem organisiert und plant sie die Operationen und die Anästhesiesprechstunde vor dem Eingriff. «Mit einer durchdachten Planung stellen wir sicher, dass die Patienten sämtliche Informationen erhalten, effizient und nachhaltig betreut sowie bestmöglich umsorgt werden», erklärt Bereichsleiterin Annemarie Hofer und veranschaulicht dies am Beispiel einer Hüftgelenkoperation mit darauffolgendem stationärem Spitalaufenthalt. Der operierende Arzt übermittelt eine elektronische Anmeldung. Daraus geht hervor, wann der Patient operiert wird, welche medizinischen Abklärungen nötig sind und ob er vorher noch in die Anästhesiesprechstunde muss usw. Anschliessend wird für Patient X ein «Fall» eröffnet. Im gleichen System befindet sich der OP-Plan, in welchem die einzelnen Disziplinen integriert sind. Die Anästhesiesprechstunde wird in einem anderen Kalender eingetragen.
Für den geplanten Spitalaufenthalt verschickt Annemarie Hofer das individuelle Aufgebot mit Eintrittsunterlagen sowie Broschüre, Patientendatenblatt, Narkosevorbereitungs-Fragebogen, Anästhesie-Merkblatt usw.
Disposition mittendrin als ruhender Pol
«In unserem Team arbeiten vier erfahrene, diplomierte Pflegefachpersonen, die abwechslungsweise an Rapporten teilnehmen oder im Backoffice tätig sind. Medizinisches Fachwissen ist unabdingbar; sei es für die Anmeldung von Operationen, Gesprächen mit den Ärzten oder den Besuch der täglichen Rapporte», erörtert die Bereichsleiterin. Zudem sind lösungsorientiertes Denken und Flexibilität sehr wichtig. Morgens werden die regulären medizinischen Eintritte angegeben, nachmittags wird das Operations-/Anästhesieprogramm vom nächsten Tag besprochen und abends findet der Chirurgenrapport statt.
Lösungsorientiertes und vernetztes Denken
Ärzte und Operateure kommen regelmässig ins Büro der Patientendisposition, um z. B. OP-Anmeldungen zu besprechen. Die Zusammenarbeit und der Austausch mit einzelnen Abteilungen, Ambulatorien,
Operationssaal und Medizinern sowie auch mit den Patienten bildet die grösste Herausforderung und setzt sich aus vielen Puzzleteilen zusammen. Zunehmend müssen Eingriffe relativ kurzfristig organisiert
werden. Die Terminplanung für eine Operation wird über die Patientendisposition abgewickelt; ebenso wie kurzfristige Verschiebungen.
Organisiert und gesteuert werden die Abläufe mit dem Krankenhausinformationssystem KISIM. Das umfasst auch die Administration der Patientenstammdaten und der Falldaten. «Gleichzeitig erhalten wir einen Überblick über die Ein- und Austritte oder anhand des Bettenplans, wie viele Betten frei sind. Zentral ist die optimale Bettenzuteilung aller regulären und notfallmässigen Patienteneintritte», betont Annemarie Hofer. Wird beispielsweise ein Patient mit Beinbruch durch den Notfall für eine Operation angemeldet, wird das stationäre Bett über die Patientendisposition organisiert. Planen und Organisieren gehören zu den Hauptaufgaben. Die interdisziplinäre Kommunikation und die Arbeit am Computer sind deshalb ein wesentlicher Teil der Tätigkeit, ebenso der telefonische Kontakt mit Patienten. «Hier sind aufmerksames Zuhören und Verständnis besonders wichtig», weiss Annemarie Hofer aus langjähriger Erfahrung.
Die Patientenadministration
ist verantwortlich für die vollständige Datenerfassung, die lückenlose Leistungsabrechnung und erfasst zudem alle Patientendaten im Administrationssystem. Die Aufgaben in diesem umfangreichen Gebiet sind vielseitig und gleichzeitig herausfordernd. Gefragt sind eine gute Kommunikation und viel Beweglichkeit in den Bereichen Empfang, Backoffice und Notfall. Jedes Teammitglied leistet auch Wochenenddienste. Gearbeitet wird in verschiedenen Diensten an sieben Tagen von 6.50 bis 22 Uhr. Ab dann übernimmt die Securitas bis 7 Uhr morgens. «In unserem altersmässig durchmischten Team, bestehend aus 17 Mitarbeitenden inklusive einer Lernenden, funktioniert das Miteinander und bietet viel Abwechslung», erklärt die stellvertretende Bereichsleiterin Elisabeth Nyffeler.
Aufenthaltskosten und Versicherungsleistungen
«Die Patientendisposition eröffnet die ‹Fälle› der geplanten Eintritte und übermittelt uns die Liste mit den stationären oder teilstationären Patienten. Wir kontrollieren und vervollständigen die Daten», erklärt Elisabeth Nyffeler. Einen Tag vor dem Eintritt werden die Patienten- und die Laborkleber sowie das Patientenarmband vorbereitet, ebenso die Telefonkarte für stationäre Patienten. Betreffend Zimmer und Bett ist man im engen Kontakt mit der Patientendisposition, etwa auch, wenn ein Upgrade wie Hotelkomfort oder Einzelzimmer gewünscht wird oder es zu Operationsverschiebungen kommt. Das Einholen der Kostengutsprachen bei den Krankenkassen wird über die Patientenadministration abgewickelt. Die Patienten treten entsprechend der Versicherungsdeckung in die private, halbprivate oder allgemeine Abteilung ein. Bei einem Notfalleintritt – der Patient kommt selbstständig, mit Begleitung oder wird mit dem Rettungsdienst eingeliefert – werden raschmöglichst sämtliche Daten erfasst. Abklärungen, wenn nötig bei den Versicherungen oder externen Stellen, werden getätigt. Falls die Versicherung weitere Angaben betreffend Kostengutsprache benötigt, erfolgt umgehend eine Rückmeldung. Bei Notfällen kann es vorkommen, dass ein Patient nicht in der Lage ist, Auskunft über seine Versicherungsdeckung zu geben. «Möglicherweise war der Patient früher schon hospitalisiert. Falls nicht, kontaktieren wir zunächst die Angehörigen oder versuchen, die Angaben beim Hausarzt zu eruieren», schildert Elisabeth Nyffeler.
Austritte/Geburten/Todesfälle
Die Stationen informieren über sämtliche Mutationen. Bei ordentlichen Austritten kommen die vollständigen Unterlagen in die Patiententasche und nach der Kontrolle erfolgt die Abrechnung durch die
Leistungsabrechnung.
Jede Geburt ist ein freudiges Ereignis. Nach der Ausstellung der Geburtsmeldung durch die Patientenadministration holt Agnes Ryf, «Postfrau» und gute Seele, die Unterschrift bei den Eltern auf der Station
ein, danach geht die Geburtsmeldung via Kurier aufs Zivilstandsamt.
Elisabeth Nyffeler: «Wenn jemand stirbt, wird dies von der Station mitgeteilt. Die Daten mit der ärztlich bestätigten Todeszeit werden ebenfalls von einem Kurier aufs Zivilstandsamt gebracht.»
Der erste Eindruck zählt
Visitenkarte eines jeden Unternehmens sind die Telefonzentrale und der Empfang. Die Mitarbeitenden sind die ersten Ansprechpersonen für Patienten, Angehörige und Besuchende, wenn sie das Spital betreten oder telefonisch kontaktieren. Momentan sind Auskünfte zum Thema Corona aktuell. Als Anlaufstelle für allerhand Fragen und Anliegen wird auf Wunsch auch ein Taxi gerufen oder das «Storchenticket» für den Parkplatz von werdenden Vätern entwertet. Dies dokumentiert den vielseitigen Aufgabenbereich der Patientenadministration. «Ich schätze den lebhaften Betrieb und den Kontakt mit verschiedenen Menschen. Es freut mich immer wieder, wie viel man mit einem Lächeln erreichen kann», sagt Elisabeth Nyffeler.